หลังจากเราผ่าน Covid 19 กันมาแล้ว ปัจจุบันความนิยมในการจัดประชุม สัมมนา ในรูปแบบออนไลน์ ก็ยังคงได้รับความนิยมอยู่อย่างต่อเนื่อง หลายองค์กร หลายหน่วยงานยังคงเลือกใช้วิธีการจัดงานผ่านระบบออนไลน์ด้วยหลายๆเหตุผล และในปัจจุบันผู้คนทั่วไปสามารถเข้าถึงแอพสำหรับการเข้าประชุมออนไลน์ได้สะดวก ไม่ว่าจะเป็น Zoom, Microsoft Team, Google Meet ฯลฯ
สำหรับผู้จัดงานที่ต้องการจัดงานประชุม สัมมนา ออนไลน์ (Webinar) ในบทความนี้เราจะมาเช็คลิสกันว่าจะต้องเตรียมตัวกันอย่างไรบ้าง ?
- คิดรูปแบบและคอนเซปงาน การจัดงานออนไลน์ก็ไม่ต่างกันกับการจัดแบบออนไซต์ปกติ ต้องวิเคราะห์ว่าจัดงานทำไม เพื่ออะไร ใครคือกลุ่มเป้าหมาย และเป้าหมายคืออะไร จากนั้นเมื่อรูปแบบการจัดงานมาแล้ว จึงไปลงรายละเอียดกันต่อ หรือบางงานอาจกำหนด CI ไว้แบบชัดเจนได้เลย
- ติดต่อผู้ให้บริการจัดประชุมออนไลน์ ซึ่งมีอยู่หลากหลายเจ้ามาก ซึ่ง MAS Thailand ก็เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการจัดประชุม สัมมนาออนไลน์ เราต้องคำนึงถึงความเป็นมืออาชีพและความเชี่ยวชาญของทีมงาน ซึ่งสามารถประเมินแบบคร่าวๆได้ก่อนจากผลงานอ้างอิงที่ผู้ให้บริการลงไว้ในเว็บไซต์ของตน หรือประเมินจากการสอบถามเบื้องต้นก่อน หากสามารถตอบได้ชัดเจน เคลียร์ได้ทุกข้อสงสัย ก็ถือว่ามีความเชี่ยวชาญอยู่พอสมควร แต่หากเป็นแบบตอบได้บ้าง ไม่ได้บ้าง กระอึกกระอัก ไม่ชัดเจน อาจพิจารณาเป็นลำดับถัดๆไป ซึ่งแต่ละผู้ให้บริการก็มีแพคเกจแยกย่อยแตกต่างกันออกไป บางเจ้ามีบริการเสริมจัดทำกราฟิกให้ มีการจัดทำ PR ให้ รวมไปถึงระบบกล้อง ระบบไฟ สตูดิโอ งานเล็กๆอาจใช้กล้อง 1 ตัว แต่หากต้องการความเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้นอาจพิจารณาเป็น ระบบ ถ่าย OB (โอบี) เป็นการใช้กล้องมากกว่า 1 ตัว ตัดสลับภาพไปมาเหมือนดูรายการทีวี ซึ่งทั้งหมดต้องแจ้งความต้องการและพูดคุยกับผู้ให้บริการอย่างครบถ้วน
- เมื่อเราได้ผู้ให้บริการจัดประชุมอออนไลน์แล้ว ถัดมาคือการเตรียมงาน ได้แก่ การจัดกำหนดการ Agenda, การจัดทำ CI, การจัดทำงานกราฟิก, การเชิญ Guest Speaker, รวมไปถึงกิจกรรมแต่ละ Session ที่จะต้องดำเนินไปตามวัตถุประสงค์ของการจัดงาน ซึ่งทั้งหมดจะต้องมีการพูดคุยกับผู้ให้บริการว่างานส่วนไหนผู้จัดจะดำเนินการเอง ส่วนไหนจะให้ผู้ให้บริการดำเนินการให้ซึ่งก็อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
- ในวันที่จัดงาน เมื่อเราเตรียมทุกอย่างไว้ครบถ้วนแล้วก็เป็นหน้าที่ผู้ให้บริการที่จะดำเนินการต่างๆตามแผนที่ได้วางไว้
- ขั้นตอนสุดท้ายเมื่องานจบเสร็จสิ้นแล้ว อาจต้องมีการทำแบบประเมินความพึงพอใจ ซึ่งผู้ให้บริการจะส่งแบบประเมินกลับไปให้ผู้เข้าร่วมงานทางอีเมล จากนั้นก็จะมีการสรุปผลการดำเนินงานออกมาเป็น Report ได้แก่ จำนวนคนลงทะเบียนเข้าร่วมางาน จำนวนคนที่เข้าร่วมงานจริง ใครบ้าง ชื่ออะไร อยู่ในห้องประชุมนานแค่ไหน ผลการประเมินความพึงพอใจเป็นอย่างไร ซึ่งทั้งหมดจะถูกสรุปส่งให้กับผู้จัดงาน
สุดท้ายแล้ว การจัดงานประชุม สัมมนา ออนไลน์ ควรพิจารณาเลือกผู้ให้บริการที่มีความเป็นมืออาชีพ มีอุปกรณ์ที่ทันสมัย มีประสบการณ์สูง เพื่อให้การจัดงานนั้นมีภาพลักษณ์ออกมาอย่างดีที่สุด
